図面管理とタスクの自動連動ガイド

図面管理タブとタスクタブは、ステータスと日付が自動でつながっています。
「自分が入力した内容が、どこに・どう反映されるのか」をこのページで確認できます。

作成日: 2026-07-24 ／ 対象: Zoho CRM を日常業務で利用される方（設定・開発の知識は不要です）

1. まず全体像：自動で起きること5つ

図面管理とタスクの間では、次の5つが自動的に行われます。手で二重入力する必要はありません。

# 自動で起きること きっかけになる操作
① タスクの自動作成
選んだタスクパターンに応じて、必要なタスク一式（3〜7件）が自動で作られる		 図面管理でタスクパターンを設定し、入力を完了したとき
② 図面管理ステータスの自動更新
ぶら下がっている全タスクの状況から、図面管理のステータスが自動で決まる		 タスクのステータスを変えたとき
③ 図面管理の予定日の自動更新
全タスクの予定日から、図面管理の開始予定日・完了予定日が自動で決まる		 タスクの開始予定日・完了予定日を入力／変更したとき
④ タスクの予定日が実績に揃う
実際の開始日・完了日を入れると、そのタスクの予定日が実績日で上書きされる		 タスクに開始日を入力した／タスクを完了にしたとき
⑤ 図面管理の予定日が実績に揃う
図面管理に実際の開始日・完了日を入れると、予定日が実績日で上書きされる		 図面管理に開始日・完了日を直接入力したとき

このほかに、予定日を過ぎても実績日が入っていない場合のGoogle Chat 通知、図面管理が完了したときのメール通知があります（詳しくは §5）。

2. タスクの自動作成（図面管理 → タスク）

図面管理レコードでタスクパターン（現地スケッチ・社内スケッチ・転写・図面修正・図面作成・成分分析・現地視察）を選んで入力を完了すると、そのパターンに必要なタスク一式が自動で作られます。

あなたの操作 図面管理でタスクパターンと成分分析の有無を設定し、入力完了にする
▼
自動 パターンに応じたタスクが3〜7件、順番付きで一括作成される
例）現地スケッチ（成分分析あり）: 出張準備 → スケッチ → 成分分析 → スケッチ図化 → 検図 → 検図後の修正
▼
自動 図面管理に「タスク生成済」の印が付き、同じレコードから二重に作られないようになる

自動で作られたタスクの初期状態

項目作成直後の状態
ステータス着手前
優先度普通
取引先・品名図面管理から自動でコピーされる
開始予定日・完了予定日空欄（自動では入りません。担当者が入力してください）
注意: 作成直後のタスクには日付が入っていません。予定日は担当者が各タスクに入力してください。入力した予定日は、次の §4 の仕組みで図面管理側へ自動反映されます。

3. ステータスの連動（タスク → 図面管理）

図面管理のステータスは、ぶら下がっている全タスクの状況を見て自動で決まります。基本的に手で変える必要はありません（変えても、次にタスクが更新されたタイミングで自動計算の結果に戻ります）。

自動判定のルール（上から順にチェックされます）

順タスクの状況図面管理のステータス
1「取消」のタスクが1件でもある取消
2「中断」のタスクが1件でもある中断
3「着手前」のタスクが1件でもある着手前
4「実行中」のタスクが1件でもある実行中
5「保留」のタスクがある（上記がない場合）保留
6すべてのタスクが「完了」完了
ポイント: 図面管理を「完了」にするには、関連するタスクをすべて「完了」にするのが正しい操作です。図面管理側のステータスを直接触るのではなく、タスク側を更新してください。
タスクを全部削除した場合: 関連するタスクが1件もなくなると、図面管理のステータスは「-」（未設定の状態）に戻り、図面管理の開始日・完了日もクリアされます。タスクの削除は影響が大きいため、原則「取消」への変更で対応してください。
▸ 判定ルールの厳密版（通常は読まなくてOK・挙動を細かく確認したい方向け）

上の優先順位表は分かりやすさのために簡略化しています。厳密には、システムはタスクを1件ずつ順番に確認しながら判定しており、次の細かいルールがあります。

  1. 「保留」の扱い: 「保留」のタスクがあっても、すでに「取消」「中断」「着手前」「実行中」のいずれかで判定が決まっている場合は、そちらが優先されます。「保留」が図面管理のステータスになるのは、それ以外の未完了ステータスが1件もなく、保留と完了だけが残っているときです。
  2. 完了判定の補正（フォールバック）: 判定の途中結果が「完了」になっていても、「着手前」または「実行中」のタスクが1件でも残っている場合は、最終的に「実行中」に補正されます。中途半端な状態で「完了」と表示されることを防ぐ安全装置です。
  3. 「未定」「未」などその他のステータス: 上記の判定条件に含まれないステータスのタスクは「未完了」としてカウントされ、全タスク完了の判定を妨げますが、それ自体が図面管理のステータスに転記されることはありません。

いずれも利用者の操作判断（タスク側を正しく更新する）には影響しません。詳細な仕様確認が必要な場合は管理者向け資料を参照してください。

4. 日付の連動（予定日と実績日）

日付は「予定日（これからの見込み）」と「実績日（実際にやった日）」の2種類があり、次のルールでつながっています。

ルール1: タスクの予定日 → 図面管理の予定日

あなたの操作 各タスクに開始予定日・完了予定日を入力する
▼
自動 図面管理の開始予定日 ＝ 全タスクの中でいちばん早い開始予定日
図面管理の完了予定日 ＝ 全タスクの中でいちばん遅い完了予定日

つまり図面管理の予定日は「案件全体の期間」を表します。タスクの予定日を見直すと自動で追従します。

注意（消しても消えません）: この自動反映は「日付が入っているタスク」だけを見て計算します。タスクの予定日を空欄に戻しても、図面管理側の予定日はクリアされず前の値が残ります。予定日を白紙に戻したい場合は、図面管理側も手で修正してください。

ルール2: 実績日を入れると、予定日が実績日に揃う

あなたの操作 タスクに実際の開始日を入力する／タスクを完了にする
▼
自動 そのタスクの開始予定日・完了予定日が、実際の日付で上書きされる
▼
自動 ルール1により、図面管理の予定日にも反映される

図面管理に直接、実際の開始日・完了日を入力した場合も同じように、図面管理の予定日が実績日で上書きされます。

注意（当初予定は残りません）: 実績日を入れると予定日が上書きされるため、「当初の予定日」と「実際の日付」のズレは後から確認できません。当初予定を記録として残したい場合は、上書き前にメモ等で控えてください。

5. 通知（リマインド）

タイミング通知先内容
開始予定日を過ぎたのに、開始日（実績）が入っていない Google Chat タスク・図面管理それぞれで督促通知が届く
完了予定日を過ぎたのに、完了日（実績）が入っていない Google Chat タスク・図面管理それぞれで督促通知が届く
図面管理が「完了」になった メール 完了の連絡メールが届く
通知を減らすコツ: 作業を始めた日・終えた日をその日のうちにタスクへ入力すれば、督促通知は届きません。日付入力が最新の状態を保つスイッチになっています。

※ このガイドの対象外ですが、図面管理には他にも「更新履歴に図面を登録すると最新リビジョン・最新図面リンクが受注明細へ自動反映される仕組み」と「メモに関する自動タグ付け」があります。詳細は管理者向け資料を参照してください。

6. 今後の変更予定（2026年7月の改修指示より）

2026年7月22日・23日の打ち合わせを受けて、この連動の仕組みには改修が予定されています（2026-07-24 時点ではすべて未実装）。現時点の動きは本ガイドの §2〜§5 のとおりですが、改修後は以下のように変わる予定です。

いま（現行）変更後（予定）
タスクに開始日を入れても、タスクのステータスは変わらない 開始日を入れるとステータスが自動で「実行中」に。逆に「実行中」へ変更すると開始日が自動入力される
「着手前」のタスクが残っていると、実行中のタスクがあっても図面管理は「着手前」のまま 1件でも「実行中」があれば図面管理は「実行中」になる（優先順位が「取消→実行中→着手前→保留→完了→未定」に変更）
タスクを全部完了にして図面管理が自動で「完了」になったとき、完了メール通知が届かない（不具合） 自動完了のときも完了メール通知が届くよう修正
タスクの開始・完了は、図面管理の「開始日」「完了日」（実績）には反映されない 最初のタスク開始→図面管理の開始日、全タスク完了→図面管理の完了日が自動で入る
自動作成されたタスクの担当者が一律で有馬様になる 件名「検図」→検図担当者、それ以外→作図担当者が自動で担当者に。後から図面管理側に担当者を入力した場合もタスクへ連動更新
図面管理に「期限」の項目がない 「期限」項目を新設し、タスクの期限にも連動表示。完了予定日は「期限より後・開始予定日より前」に設定できないよう制御
「タスク生成済」チェックは手で変更できてしまう 編集不可（読み取り専用）に変更
タスクの件名は自由入力 自動生成タスク名（検図・検図後の修正 など）と統一された選択式に変更
注意: ステータス・日付連動の変更（上の表の1〜4行目）は、改修方針をお客様とすり合わせてから実装することになっており、実施時期は未定です。それまでは本ガイド本文の現行ルールで運用してください。改修が完了したら本ガイドも更新されます。

7. よくある疑問（Q&A）

Q. 図面管理のステータスを手で変えたのに、勝手に戻ってしまいます。
A. 仕様どおりの動きです。図面管理のステータスはタスクの状況から自動計算されるため、タスクが更新されるたびに計算結果で上書きされます。タスク側のステータスを変更してください。
Q. 図面管理の予定日を手で直したのに、変わってしまいます。
A. こちらも自動計算（全タスクのいちばん早い開始予定日〜いちばん遅い完了予定日）で上書きされます。予定を動かしたいときは、該当するタスクの予定日を変更してください。
Q. タスクを全部完了にしたのに、図面管理が「完了」になりません。
A. 「取消」「中断」「保留」など、完了以外のタスクが1件でも残っていないか確認してください。1件でも残っていると、そのステータスが優先されます（§3 の判定ルール参照）。
Q. 自動で作られたタスクが足りない／不要なタスクがあります。
A. タスクは選んだパターンと成分分析の有無で決まります。個別事情に合わせて、タスクの手動追加・不要タスクの「取消」への変更で調整してください。ただし「取消」にすると図面管理のステータスも「取消」になる点に注意し、判断に迷う場合は管理者へ相談してください。
Q. 同じ図面管理からもう一度タスク一式を作れますか？
A. 二重作成防止の仕組みがあるため、同じレコードから自動作成は一度きりです。作り直しが必要な場合は管理者へ依頼してください。